ARCHIVIAZIONE OTTICA :

I costi, spesso occulti nei bilanci delle aziende, relativi all’archiviazione ed alla gestione dei documenti, in particolare di fatture e di documenti contabili, sono enormi in termini economici, di produttività, di personale addetto e di adeguamento agli obblighi normativi di sicurezza e di privacy.

Si aggiungono anche i costi relativi alle eventuali problematiche di contenzioso ed ai tempi di attesa per la gestione dei pagamenti con ricadute negative per l’immagine aziendale e per i rapporti con i terzi.

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Che cos’è
Anche in Italia è finalmente possibile abolire l'uso della carta attraverso procedure stabilite dall'Ordinamento Giuridico.
Infatti, utilizzando supporti ottici è possibile archiviare velocemente e con un ridottissimo consumo di spazio, tutta la documentazione rilevante di enti pubblici, aziende, contribuenti, professionisti e uffici giudiziari.
E', inoltre, possibile la trasformazione di vecchi archivi cartacei in archivi digitali, liberando nel contempo preziose risorse in qualsiasi organizzazione, mantenendo nel contempo inalterata la loro dignità giuridica.
Tale operazione è garantita dalla cosiddetta firma digitale, lo strumento più adeguato a garanzia di autenticità e integrità dei documenti conservati.

L'archiviazione ottica nella pubblica amministrazione
La Pubblica Amministrazione, con la riforma di questi anni, può trasferire gli archivi cartacei su supporti informatici, mantenendo inalterata l'efficacia legale dei documenti digitali così creati.
Quando si parla di archiviazione ottica ci si riferisce spesso al cosiddetto documento informatico.
Quest'ultimo può essere inteso sia come documento già inizialmente su supporto elettronico, sia come documento cartaceo, successivamente convertito in formato digitale.
Per poter garantire un flusso documentale efficace ed efficiente, è necessario porre molta attenzione alla conservazione e alla classificazione dei documenti informatici.
Devono essere garantite integrità, identità, provenienza, reperibilità, sia in riferimento al singolo documento che a interi gruppi.
A questo riguardo rivestono particolare importanza due fattori:
- la classificazione dei documenti;
- la fascicolazione dei documenti.
Con la prima si stabilisce l'ordine reciproco con cui gli stessi documenti sono organizzati all'interno dell'attività amministrativa.
Il Testo Unico sulla documentazione amministrativa dispone infatti che in ciascuna amministrazione sia presente un servizio che si occupi della gestione informatica dei flussi dei documenti e degli archivi.
Tale sistema, trattato in Piani di classificazione, i quali definiscono i criteri con cui sono organizzati gli archivi, permettere di accedere dall'esterno ai documenti dell'amministrazione e alle informazioni ad essi collegate, sia da parte di altre amministrazioni pubbliche che da parte degli stessi cittadini.

Come avviene l’archiviazione ottica
L'archiviazione ottica di un documento avviene mediante l'uso di uno scanner, uno strumento informatico che permette di trasformare dati su carta in dati digitali e quindi visualizzabili sullo schermo del computer e facilmente archiviabili in supporti ottici (cd, dvd, ecc.).
Vi sono in commercio numerosi software che garantiscono un'archiviazione elettronica efficace ed efficiente nel pieno rispetto della normativa.

Generalmente vi sono due modalità di scansione dei documenti:
- tramite ocr (optical character recognition - riconoscimento ottico dei caratteri)
- per immagine.

Nel primo caso il software individua e riconosce i caratteri presenti nel documento e li dispone in un file di testo utilizzabile da un qualsiasi editor visuale (come Micrososft Word, ad esempio).
La tecnologia attuale permette ottimi risultati: questi, tuttavia, dipendono in larga misura dal grado di conservazione del documento cartaceo originale, dalla qualità di stampa dello stesso, ecc.. Pertanto spesso sono necessarie piccole correzioni.
La scansione per immagine prevede invece la trasformazione del documento cartaceo in un file di immagine, pertanto viene sempre preservato il testo di quest'ultimo.

Modalità di inserimento dei dati
Possono essere individuate tre distinte modalità di inserimento dati nel corso di una sessione di archiviazione elettronica:
- Modalità tradizionale: i dati vengono inseriti in sequenza, secondo l'ordinamento desunto dai documenti cartacei. i dati possono poi presentarsi in posizione fissa o variabile a discrezione dell'operatore. Questa modalità è totalmente automatizzata.
- Modalità da immagine e modifica manuale: questa modalità prevede la trasformazione in formato digitale tramite ocr richiedendo, però, attività di correzione manuale.
- Modalità on line: viene affidato in outsourcing l'archiviazione ottica. In questo caso una società che offre tale servizio, offre del personale, opportunamente addestrato, che riceve dalla società appaltante il servizio una prima scansione della documentazione e procede, poi, alla correzione dei documenti digitali. Questo servizio si rivela molto valido per aziende di grosse dimensioni, consentendo di ottimizzare le risorse risparmiando tempo e spazi.

Supporti e formati per l'archiviazione ottica
Nella Deliberazione n. 24/98 del 30 Luglio 1998 - Art. 2, comma 15, della Legge 24 dicembre 1993, n° 537 - Regole tecniche per l'uso di supporti ottici si definiscono i tipi di supporti di memorizzazione che possono essere utilizzati per la realizzazione dell'archiviazione ottica. Sembra importante sottolineare una condizione necessaria e sufficiente affinchè il procedimento sia a norma: non deve essere possibile modificare in nessuno modo la parte registrata di ciascun supporto ovvero la scrittura nel supporto deve modificare quest'ultimo in modo permanete e irreversibile.
Vengono pertanto ad escludersi tutti quei supporti i quali prevedono la possibilità di cancellazione dei dati scritti anche mediante strumenti o dispositivi diversi da quelli installati nel sistema di archiviazione.
Supporti per l'archiviazione ottica
Proseguendo nell'analisi del testo si evince che sia possibile utilizzare qualsiasi supporto che soddisfi i requisiti di cui sopra. Quindi per supporto di memorizzazione si intende quel mezzo fisico attraverso il quale si determina l'archiviazione ottica.
Per semplificare ulteriormente si può affermare che il supporto digitale è rappresentato dal cd o dvd conformi alle norme ISO 9660.
Il CNIPA prevede anche che possano essere adottati altri standard, purchè retroattivamente compatibili con quelli testé enunciati.
Riveste un'importanza fondamentale l'identificazione dei supporti. La circolare afferma infatti che i supporti utilizzati per l'archiviazione debbono essere univocamente individuati. A tale scopo non sembrano sufficienti i codici di fabbricazione di cui ogni supporto dispone in quanto si potrebbe non avere la pratica certezza della loro unicità.
Sembra utile definire cosa si intende per rappresentazione digitale del documento oggetto dell'archiviazione: una sequenza di elementi binari, tramite i quali sia possibile determinare il contenuto del documento archiviato.

Riferimenti normativi
La Gazzetta Ufficiale n. 27 del 3 febbraio 2004 ha pubblicato il Decreto del Ministro dell'Economia e delle Finanze sulle "Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto.
Il CNIPA (Centro Nazionale per l'Informatica nella PA), il 19 febbraio 2004 ha apportato delle modifiche alle regole che presiedono alla riproduzione e conservazione dei documenti su supporto ottico previste nel 2001.
Sono state apportate modifiche solo in riferimento alla modalità di conservazione di grandi quantità di documenti: sarà infatti possibile l'archiviazione degli stessi apponendo il riferimento temporale e la firma digitale "su un'evidenza informatica costituita dalle sole impronte dei documenti da memorizzare".

Infine il 28 febbraio 2004 la GU n.49 ha pubblicato il Decreto Legislativo n. 52 - che recepisce la direttiva europea 2001/115/CE relativa alle "modalità di fatturazione in materia di IVA" regolando, nello specifico, le trasmissione delle fatture in formato elettronico e la loro conservazione